ADAC - Guide d'utilisation

Parcourir

La fonction Parcourir vous permet d'accéder aux documents archivés lorsque vous n'avez pas a priori une idée précise de ce que vous cherchez. Six modes de parcours vous sont proposés : par affiliation, année, auteur, domaine, type de document et nouveautés. Le mode de parcours par affiliation permet d'accéder à des documents produits et/ou déposés par les membres affiliés à une même organisation.

Pour parcourir l'archive, cliquez sur PARCOURIR dans la barre de navigation affichée au haut de l'écran. Choisissez ensuite le mode de parcours que vous souhaitez adopter, par exemple type de document. Une liste de valeurs possibles s'affichera alors. Sélectionnez l'une de ces valeurs pour obtenir la liste des enregistrements qui lui correspondent. Pour accéder à un document de votre choix, cliquez sur sa référence.

Rechercher

L'archive propose deux modes de recherche de documents : simple et avancé. Leur fonctionnement est semblable. La recherche simple permet de rechercher dans quelques champs alors que la recherche avancée permet de rechercher dans plusieurs champs. Vous pouvez choisir un mode de recherche en cliquant sur RECHERCHER dans la barre de navigation affichée au haut de l'écran.

• Champs de recherche textuelle
  Les champs de recherche textuelle sont utilisés pour chercher dans les champs tels que titre, auteur, résumé, mots-clés, etc. Entrez les termes recherchés dans la case de saisie. Vous pouvez préciser l'utilisation de ces termes en choisissant l'une des options suivantes :

  Correspond à toutes ces valeurs, quel que soit l'ordre
  Recherche des enregistrements qui contiennent tous les mots saisis dans un champ (opérateur ET).

  Correspond à au moins une de ces valeurs
  Recherche des enregistrements qui contiennent au moins un des mots saisis dans un champ (opérateur OU).

• Listes de valeurs
  En mode avancé de recherche, certaines rubriques (tels que domaines, type de document et statut) comportent une liste de valeurs. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs valeurs dans ces listes (touche CTRL pour en sélectionner plusieurs) et préciser au besoin votre recherche en choisissant l'une des options suivantes :

  Au moins une de ces valeurs
  Recherche des enregistrements qui contiennent au moins un des mots saisis (opérateur OU).

  Toutes ces valeurs
  Recherche des enregistrements qui contiennent tous les mots saisis (opérateur ET).

  Si aucune valeur n'est sélectionnée, le système ignore le champ.

• Formats de date
  Quatre formats de date sont acceptés par le système. Par exemple :

  1999  Recherche les enregistrements dont l'année est égale à 1999;

  1987-1990  Recherche les enregistrements dont l'année est comprise entre 1987 et 1990 inclusivement;

  1995-  Recherche les enregistrements dont l'année est égale ou postérieure à 1995;

  -1998  Recherche les enregistrements dont l'année est égale ou antérieure à 1998.

• Conditions
  Une fois que vous aurez déterminé l'ensemble des éléments recherchés vous pourrez préciser si la recherche doit répondre à :

  Toutes les conditions
  Recherche qui tient compte de toutes les conditions (opérateur ET).

  Au moins une condition
  Recherche qui tient compte d'au moins une des conditions (opérateur OU).

• Tri des résultats
  Vous pouvez trier les résultats obtenus selon l'une des options suivantes : par année (ordre décroissant), par année (ordre croissant), par nom d'auteur ou par titre.

Créer un compte

L'utilisateur qui souhaite déposer des documents dans l'archive et bénéficier du service d'abonnements à une veille personnalisée doit d'abord s'inscrire.

Lors de la création d'un compte vous devez fournir les renseignements suivants : un nom d'utilisateur, une adresse de courrier électronique et un mot de passe. Lorsque vous aurez fourni ces informations, le système vous enverra un courriel contenant une adresse de confirmation sur laquelle vous devez cliquer pour valider la création du compte et le mot de passe. Vous aurez par la suite à compléter votre inscription en fournissant des renseignements personnels dans votre fiche d'identification. Certaines de ces données seront associées aux publications déposées dans l'archive (tel votre nom); d'autres sont destinées à l'usage exclusif de l'administrateur du site.

Créez sans plus tarder votre compte en cliquant ici! L'inscription et l'utilisation de nos services sont gratuits.

Votre compte

Une fois inscrit dans l'archive vous pourrez accéder à votre compte d'utilisateur en cliquant sur VOTRE COMPTE dans la barre de navigation affichée au haut de l'écran. Le système demandera de fournir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe avant d'afficher la page d'accueil de votre compte. Cette page comporte deux sections : à gauche, l'espace de travail; à droite, l'espace de l'utilisateur.

L'espace de travail
Cet espace permet de gérer l'édition et le dépôt de vos documents dans l'archive.

• Nouveau document
  Lors de votre première connexion, l'espace de travail est vide. Cliquez sur Nouveau document pour ajouter un document et procéder à son édition en vue du dépôt. Notez qu'il est possible, en tout temps, de suspendre l'édition d'un document. Un document dont l'édition n'a pas été complétée peut être sauvegardé pour plus tard et passe automatiquement dans la catégorie des documents en cours de dépôt.

• Documents en cours de dépôt
  Les documents en cours de dépôt se présentent sous forme de liste (affichage du titre ou affichage du type de document assorti d'un numéro d'enregistrement), suivis des options suivantes :

  Éditer : Poursuivre l'édition d'un document.

  Déposer : Déposer un document dans l'archive.

  Une fois déposé, le document passe automatiquement dans la catégorie des documents en attente de validation. Lorsque des informations requises sont manquantes ou inexactes, le système vous invite à déposer le document ultérieurement. Pour des précisions sur les différentes étapes de dépôt, voir la rubrique Processus de dépôt.

  Dupliquer le modèle : Dupliquer les métadonnées du document pour créer un nouveau document dans l'espace de travail.

  Cette procédure peut s'avérer utile lorsque vous voulez déposer des documents semblables. Cette option ne crée pas de lien entre le nouveau document et l'ancien. Les fichiers joints ne seront pas dupliqués.

  Supprimer : Supprimer un document en cours de dépôt.

  Le document sera totalement détruit après une ultime confirmation. Les doubles d'un document supprimé ne seront pas affectés.

• Documents en attente de validation
  Liste de vos documents déposés en attente d'être validés par l'administrateur de l'archive. Un délai de trois à quatre jours (max.) est à prévoir pour qu'un document déposé et validé soit accessible aux utilisateurs.

• Derniers documents archivés
  Liste de vos derniers documents archivés.

• Révision des documents archivés
  Cette fonction permet d'accéder à l'ensemble de vos documents archivés et de procéder à des révisions ou mises à jour. Vos documents archivés se présentent sous forme de liste, suivis des options suivantes :

  Nouvelle version : Dupliquer un document dans l'espace de travail.

  Cette opération est nécessaire si vous souhaitez effectuer une mise à jour et déposer la nouvelle version du document dans l'archive. Les fichiers joints seront également dupliqués.

  Dupliquer le modèle : Dupliquer les métadonnées du document pour créer un nouveau document dans l'espace de travail.

  Cette procédure peut s'avérer utile lorsque vous voulez déposer des documents semblables. Cette option ne crée pas de lien entre le nouveau document et l'ancien. Les fichiers joints ne seront pas dupliqués.

  Demande de retrait : Informer l'administrateur de retirer un document de l'archive.

L'espace de l'utilisateur
Cet espace permet de gérer votre compte d'utilisateur.

• Votre fiche d'identification
  Cette option permet de visualiser ou modifier vos données personnelles. Certaines de ces données seront associées aux publications déposées; d'autres sont destinées à l'usage exclusif de l'administrateur de l'archive.

• Vos abonnements
  Cette option permet d'informer le système des sujets qui vous intéressent afin de recevoir, par courriel, le signalement de nouveaux documents archivés qui correspondent à vos intérêts de recherche (fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle).

• Nouvelle ouverture de session
  Cette option permet de se connecter à l'archive sous un autre nom d'utilisateur.

Processus de dépôt

Le processus de dépôt est divisé en plusieurs étapes. Il est possible de se déplacer d'une étape à l'autre en utilisant les boutons "Précédent" et "Suivant" situés vers le haut et au bas de chaque écran. En cas de retour à l'écran précédent, les informations saisies ne sont pas perdues.

Lors de l'édition d'un document, vous constaterez que certains champs sont marqués d'un astérisque (*). Ces champs sont obligatoires; les autres champs sont optionnels.

• Type de document
  Sélectionnez le type de document que vous souhaitez déposer. Les types de documents proposés sont les suivants :

  Article : article de revue, de magazine ou de journal (incl. périodiques en ligne).

  Chapitre de livre : texte, chapitre ou partie de livre ou de catalogue.

  Document issu d'une conférence (non publié) : texte, enregistrement sonore ou vidéo, d'un exposé présenté dans le cadre d'une conférence (congrès, colloque, atelier, séminaire...). Le document peut également être un article ou une photoprésentation. Un document publié sera édité comme article, chapitre de livre, etc.

  Document de travail (non publié) : notes de cours, notes de recherche, correspondance, etc. Un document publié sera édité comme article, chapitre de livre, etc.

  Thèse/Mémoire : thèse ou mémoire.

  Monographie : étude, manuel, documentation.

  Rapport : rapport de recherche, de stage ou de séminaire; rapport technique ou compte-rendu de projet.

  Livre : livre, catalogue ou recueil de travaux de conférence (actes).

  Signalement d'un document à la veille thématique de ADAC : mention, commentaire ou analyse d'un document produit au cours des trois dernières années et pertinent à la thématique de ADAC.

  Signalement d'un événement à la veille thématique de ADAC : mention, commentaire ou analyse d'un événement organisé au cours des trois dernières années (ou à venir) et pertinent à la thématique de ADAC.

  Brevet (publié) : document de brevet publié seulement.

  Autre : autre type de document d'intérêt pour ADAC.

• Données bibliographiques du document
  Précisez les données bibliographiques du document (auteur, titre, date, nombre de pages, etc.).

• Statut du document
  Précisez si le document a été publié, s'il est actuellement en cours de publication (sous presse), soumis à l'évaluation, ou s'il n'a jamais été publié (non publié).

• Résumé et mots-clés

  Résumé
  Donnez un résumé en français ou en anglais du contenu du document. La présentation du texte doit être simple. De préférence, donnez le résumé officiel (français/anglais) du document et départagez les deux versions à l'aide d'une double barre oblique (//).

  Mots-clés
  Utilisez des termes courants pour décrire le contenu du document. Les mots-clés doivent être saisis en français ou en anglais et être départagés par une virgule. Lorsqu'un document est rédigé (ou enregistré) dans une autre langue que le français ou l'anglais, vous devez fournir un résumé et des mots-clés dans au moins une de ces deux langues.

• Domaines
  Sélectionnez, parmi les domaines proposés, celui dans lequel s'inscrit le document. Au besoin, choisir d'autres domaines pertinents (max. 2). Soyez aussi précis que possible. Si le sujet traité dans le document ne s'inscrit dans aucun domaine de la liste, choisir Autre. Si vous le jugez opportun, vous pouvez suggérer un nouveau domaine en envoyant un courriel à l'administrateur de l'archive.

• Informations complémentaires, commentaires et suggestions

  Informations complémentaires
  Donnez toutes les informations que vous jugez utiles au dépôt du document. Par exemple, vous pouvez préciser dans ce champ la nature de votre contribution à la veille thématique de ADAC (mention, commentaire ou analyse). Ces informations figureront dans la page de résumé du document consultable par l'ensemble des utilisateurs.

  Commentaires et suggestions
  Faites part de vos commentaires et suggestions à l'administrateur de l'archive. Ces informations sont confidentielles et ne figureront pas dans la page de résumé consultable par l'ensemble des utilisateurs.

• Ajout de fichiers au document
  Vous pouvez joindre un ou plusieurs fichiers au document. Cliquez sur "Ajouter un fichier" et donnez des précisions sur le format de stockage et la langue de rédaction du document. Vous déterminerez ensuite quels sont les utilisateurs autorisés à télécharger ce document.

  Format de stockage
  Les principaux formats de stockage proposés sont les suivants : HTML, PDF, Postscript, ASCII, RTF, DOC (MS Word). Le format "Autre" permet de déposer un document dans un format que vous jugerez utile (JPEG, par exemple).

  Langue
  Des documents dans toutes les langues peuvent être déposés dans l'archive. Une liste de valeurs vous est proposée. Choisir "Autre", au besoin.

  Niveau de sécurité
  Le "niveau de sécurité" vous permet de déterminer parmi les utilisateurs ceux qui pourront consulter le document, soit : tous les utilisateurs, les utilisateurs inscrits seulement ou l'administrateur de l'archive seulement.

• Téléchargement des fichiers
  Cette opération permet de télécharger une copie d'un ou plusieurs fichiers dans l'archive.

  Télécharger un fichier présent sur votre ordinateur
  Une fois que vous aurez déterminé le type de fichier à télécharger (fichier normal, fichier sous forme d'archive ZIP ou TAR compressée), cliquez sur "Parcourir" pour repérer ce fichier sur votre ordinateur et "Télécharger" pour enregistrer une copie dans l'archive.

  -> Fichiers sous forme d'archive ZIP ou TAR compressée <-
  Votre document peut être stocké sous forme de plusieurs fichiers indépendants. C'est souvent le cas lorsque votre document est en format HTML et contient des images. Ces deux options vous permettent d'utiliser les outils de compression "zip" (disponibles sur tous les systèmes d'exploitation) ou les outils "tar" et "compress" (communément utilisés sur les systèmes UNIX) pour rassembler tous ces fichiers en un seul fichier compressé.

  Télécharger un fichier présent sur le Web
  Saisir (ou copier) l'URL du fichier que vous souhaitez télécharger dans l'archive. Vous devez fournir l'URL de la première page du document lui-même et non pas l'URL du site Web qui l'héberge, ni l'URL de sommaires, d'index ou de résumés. Par exemple :

  http://www.moninstitution.ca/~mapage/document.html
  ET NON PAS http://www.moninstitution.ca/~mapage/

  Soyez prudents avec cette option. Lorsque vous donnez une URL, l'archive télécharge une copie du fichier stocké à cette URL. Si l'URL correspond à un fichier HTML, l'archive copiera également les images associées au fichier HTML ainsi que les autres fichiers HTML qui lui sont liés.

  Afin d'éviter que l'archive ne tente de copier la totalité du World Wide Web en suivant chaque lien, un certain nombre de règles sont appliquées lorsque le système télécharge votre document :

  • Seuls les fichiers accessibles par un lien relatif sont pris en compte. Par exemple, si le HTML contient un lien vers node1.html, alors le fichier correspondant sera copié. Par contre, si le lien pointe vers http://www.unsiteweb.ca/chose.html, alors cette URL ne sera pas copiée.
  • Seuls les fichiers qui sont à une profondeur égale ou supérieure dans l'arborescence du site Web sont pris en compte. Par exemple, si un lien pointe vers /index.html ou ../index.html, le fichier correspondant ne sera pas copié.

  
  

  Cette méthode de téléchargement des documents n'est pas fiable à 100%, mais elle est utilisée par l'équipe de développement de Eprints (Southampton, Angleterre) et fonctionne habituellement très bien.

  En cas de difficulté, mieux vaut "Arrêter l'édition du document" et choisir une autre méthode de téléchargement.

• Fichiers joints au document
  Cette étape présente un tableau récapitulatif du ou des fichiers joints au document. Elle offre aussi la possibilité d'ajouter d'autres fichiers.

• Vérification du dépôt
  Cette page présente un résumé des données relatives au document telles qu'elles apparaîtront dans l'archive. Vérifiez soigneusement l'exactitude de ces données. Au besoin, utilisez le bouton "Précédent" du formulaire (et non pas celui du navigateur) pour revenir en arrière dans le processus de dépôt et apporter les corrections ou précisions nécessaires. Lorsque vous jugerez que votre document est prêt à être déposé, vous devez d'abord prendre connaissance de la convention de dépôt énoncée au bas de la page et cliquer sur "Déposer mon document maintenant" si les termes de l'entente vous agréent. Le document sera placé en attente de validation jusqu'à ce que l'administrateur autorise son dépôt dans l'archive.

Bon dépôt!